Из чего складывается бюджет на внедрение ERP

Теория

ERP помогает компаниям достигнуть целей — улучшить бизнес-процессы, автоматизировать их, добиться более высокой производительности. Из-за важности каждого озвученного процесса, выбор правильной ERP-системы не может быть основан только на желании сэкономить. В каждом конкретном случае существуют критерии, которые помогают сформировать бюджет на разработку, внедрение и тестирование. Исключив из уравнения какой-то один фактор, можно столкнуться с долговременными негативными последствиями.

Для себя мы выработали несколько важных критериев, без которых работа не будет начата. Их наличие помогает клиенту при формировании технического задания увидеть, из чего складываются конечные цифры.

• Функциональность. Функциональные требования к ERP-системе должны быть четко обозначены, они должны соответствовать реалиям бизнеса компании-заказчика. Значит, нужно заложить время и другие ресурсы на то, чтобы аналитик изучил и задокументировал все процессы. Любая ERP-система должна помогать компании, а не создавать трудности.
• Интеграция. Нужно ли интегрировать какие-либо модули системы с уже существующей у компании CRM, требуется ли миграция с предыдущих версий ERP? Иногда затраты на миграцию несопоставимы с разработкой и настройкой системы с нуля. В условиях ограничительных санкций, какой-либо «обмен данными», подключение по api вовсе могут оказаться под вопросом.
• Тестирование. Соответствующей работы требует любая «свежевырощенная» система. В этот блок также стоит включить дополнительное обучение сотрудников, во время которого мы можем наблюдать разные нестандартные сценарии. Чуть выше мы уже писали об этом, и снова напомним, что бизнес-процессы в компании могут быть очень нестандартными, если вдруг на этапе разработки исполнитель что-либо не учел, текущий этап — последняя возможность увидеть проблему.

В теории, все эти критерии должен учесть любой исполнитель, к которому вы обратитесь. На практике, есть еще один скрытый момент — сколько денег вы готовы выделить на разработку ERP? Если ваш бюджет не превышает 100 000 рублей, стоит смотреть в сторону CRM.


Сравнительная таблица стоимости ERP-систем в 2023 году, для примера:

В таком контексте следует рассматривать разработку ERP-системы как долгосрочную инвестицию, которая будет работать на вас от 3 до 10 лет. Важно понимать, что в какой-то момент эту систему также потребуется дорабатывать, рассматривать новую интеграцию с другими модулями — на это потребуется дополнительный бюджет.

Note! На какие исследования можно опираться? Есть зарубежное исследование рынка ERP-систем, за 2022 год. Согласно собранным данным, средний чек компании на пользователя ERP-системы уже тогда составлял 9000$, а процесс выбора системы занимал более 5 месяцев. Из отечественных материалов на эту тему можно ознакомиться с аналитической статьей Tadviser.

Иными словами, в зависимости от масштаба компании-заказчика, цены могут варьироваться следующим образом:

• средний бизнес с типовыми процессами (hr, торговля, логистика, услуги) — 200 до 400 тыс. рублей;
• компании с не типовыми процессами (сложная логистика, производство)  — от 500 тыс. рублей до 2 млн. рублей;
• крупный бизнес (банки, перевозки, ритейл) — от 2 500 000 рублей до бесконечности.

Помимо озвученных выше критериев, существуют т.н. «скрытые» — какая лицензия у выбранной ERP-системы, требуется ли доработка функционала под новые требования? Иногда законодательные нормы меняются быстрее, чем успевает пройти интеграцию система. Так, срок внедрения ERP для крупного бизнеса может доходить до 3-5 лет. Безусловно, такая длительность не означает, что все эти годы функционал не будет обкатываться по-живому. Обычно система внедряется поэтапно, а ее очевидные преимущества становятся видны в первом полугодии.

Что касается лицензирования, у заказчика обычно всего два варианта, у каждого из них свои плюсы и минусы:

• SaaS — облачное решение, которое можно относительно быстро интегрировать. Оплата производится, фактически, только за доступ к системе, а консалтинг и доработка идут отдельным чеком. К тому же лицензию нужно ежегодно продлять, и вы не можете вмешиваться в какие-либо процессы — вряд ли что-то будет дорабатываться под вас бесплатно.
• Standalone — коробочная версия может быть установлена у вас или на арендованном вами сервере. Такой вариант подразумевает больше контроля и свободы действий, масштабируемость. Вы всегда сможете доработать систему под свои нужды достаточно дешево.

Еще один «скрытый» нюанс — количество модулей внутри вашей ERP-системы. Какие аспекты ваших бизнес-процессов система точно должна затронуть? Будет ли эта работа персонализированных дашбордов по выводу информации для отдела HR, будел ли это модуль, отвечающий за управление логистикой и отгрузкой товара? Сложность и количество таких модулей могут серьезно влиять на ценник. Обязательные элементы обычно включают в себя бухгалтерский учет, инструменты управления финансами и управление запасами, но не всем требуется, например, коммерческий интерфейс B2C или модуль CRM.

Про принципы правильного планирования

К выбору ERP-системы нужно готовиться заранее. Мы уже рассказывали о требованиях и вопросах, которые стоит задать потенциальному разработчику в этой статье. Основной принцип планирования бюджета заключается в простой вещи: чем меньше проработаны ваши внутренние бизнес-процессы, тем дороже будет реализация. В наших кейсах были истории, когда заказчик просил завершить внедрение ERP на предприятии в кратчайшие сроки, без какой-либо модернизации бизнес-процессов. При этом руководство компании признавало, что некоторые из них были не оптимизированы, но внесение изменений требовало бы слишком больших затрат. Даже в этом случае, интеграция новой ERP-системы принесла свою пользу — некоторые программные модули избавили сотрудников компании-заказчика от ненужной рутины, и «неудобный» процесс исчез сам собой.

Просчитывая варианты бюджета и функциональности, обязательно ответьте себе на вопрос: имеет ли смысл интегрировать ERP-систему для работы с процессами, которые мешают вам работать?

Вывод

Внедрение ERP-системы — длительный процесс, в котором необходимо учитывать множество факторов. Стоимость интеграции при этом очень важна, но не может быть единственным аргументом. Особенно в тех случаях, когда исполнитель готов обосновать эту стоимость фактами.

Если планирование бюджета на интеграцию ERP-системы кажется слишком сложным, мы готовы вам помочь. У нас есть опыт разработки собственного решения, которое отлично подходит среднему и крупному бизнесу. Мы готовы учесть все нюансы ваших бизнес-процессов и предложить индивидуальное решение, с учетом размеров вашей компании, отрасли, сложностей производства.