Зачем вашей компании ERP: что это и как правильно внедрять

Преимущества, которые дает ERP

За фасадом термина «цифровая трансформация» скрывается целый пласт изменений, которые требуются от руководства крупной компании, если будет принято решение о внедрении ERP. Все еще на слуху исследование 2019 года (Panorama Consulting) о том, как больше половины компаний сталкиваются с существенными техническими и операционными сложностями при подобном переходе. Сразу возникает вопрос, зачем тогда вообще вмешиваться в процессы, которые прекрасно работают? Действительно ли Enterprise Resource Planning обладает настолько привлекательными преимуществами?

• Централизация

Один из самых очевидных бонусов, на которые должно рассчитывать руководство — появление некоего инструмента для управления большим массивом данных. В любой крупной компании отслеживание происходящих процессов и их актуализация, без соответствующего ПО, становятся похожим на хаос, полный кастомизированных решений. Варианты в виде CRM хорошо работают для средних и небольших компаний, но у крупного бизнеса совершенно иной процессный подход. Централизация данных помогает иметь актуальную информацию под рукой: любое действие отражается в единой базе данных, автоматически обновляясь в других подсистемах. Это становится очевидной выгодой в сравнении с CRM, построенной на наборе разрозненных модулей. Такая система не будет требовать от вас раздутого административного штата для мониторинга и управления.

• Аналитика

Один из важнейших процессов, который оказывает прямое влияние на прибыль компании — аналитика данных. В этом случае ERP система способна предоставить точную информацию в реальном времени, объединив все поступающие данные. Снижение эксплуатационных и административных расходов освобождает ресурсы бизнеса для развития, разгружая менеджмент компании. Один из наших кейсов показал кратный рост поступающих аналитических данных. Руководство получило возможность видеть актуальную информацию о происходящем в производственной цепочке в удобном виде. Вот на что это повлияло:

— Появились новые возможности по управлению поставками;
— Инвентарный контроль стал удобнее;
— Улучшились процессы по управлению затратами;
— Появилась гибкость в управлении бюджетом.

• Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов позволяет получить преимущество в скорости решения производственных и экономических задач. Автоматизация в разрезе понимания того, как работает ERP система – это процесс, который меняется вместе с компанией. Крупный бизнес нуждается не столько в универсальных, сколько в специализированных решениях, которые не будут усложнять ситуацию.

• Визуализация рабочего процесса

С точки зрения руководства, описанные выше выгоды очевидны. Однако остается еще «производственный» цех, которому предстоит пройти переобучение во взаимодействии с новой системой. Если раньше каждый менеджер выполнял свою работу в отдельном информационном модуле, вводя вручную данные — теперь процесс становится более наглядным. Каждый отдел видит только ту информацию, которая ему нужна, а сотрудники не тратят время на поиск критически важных данных по разрозненным элементам системы. У компании в этом случае появляется возможность сосредоточить ресурсы на трудоемких задачах, а не на рутине.

К сожалению, при внедрении ERP системы, часто можно столкнуться с достаточно типовыми проблемами. Большая часть из них основана на плохо описанных (или перегруженных) бизнес-процессах. Любая цифровизация бизнеса требует от руководства готовности разработать «стратегию перехода» и следовать ей, нужно заложить на этот процесс определенное время. С какими типовыми проблемами сталкивались мы?

1. Не все заказчики готовы раскрывать полную информацию о своих бизнес-процессах. Отсутствие прозрачности в этом вопросе может очень существенно помешать, влияя на конечный результат.
2. Трудности с миграцией данных. За последний год рынок облачных решений, с которым в основном работал отечественный бизнес, существенно поредел. Если раньше нужно было придумать, как эффективно использовать существующие данные или помочь компании мигрировать на новую ERP систему, то сегодня все более критично. Например, доступ к выгрузкам или api закрыт, и нужно выстраивать систему с нуля.
3. Проблема с пониманием технологического стека или процессинга задач. Один из наших последних кейсов — заказчик пришел со своим ТЗ, но у него не было понимания, какие технологии ему нужны, как должна выстраиваться система ролей внутри разных отделов и модулей. Здесь к работе уже приступил аналитик, который досконально разобрался во всех текущих процессах компании, в нуждах сотрудников и смог соотнести эти нюансы с желанием руководства «повысить» результативность.

Как подготовиться к интеграции

Многое зависит от стартовых условий: какая система уже была в компании до того, как было принято решение внедрить ERP, какова была политика взаимодействия с этой системой у сотрудников. В нашей практике не встречалось ситуаций с «саботажем» штата, но такие истории тоже бывают. Серьезное отсутствие заинтересованности со стороны управленческого состава и пользователей могут стать фатальными. Кажущаяся сложность новой системы или отсутствие адекватного обучения на переходном этапе сведут все преимущества от цифровизации к нулю.

Поэтому подготовительный этап — важная ступень на пути к интеграции ERP. Необходимо заложить ресурсы и время на обучение, обеспечить прозрачность бизнес-процессов для разработчика. Перед внедрением ERP системы оптимизация или, если хотите, «инвентаризация» бизнес-процессов обязательны. Внедрять любое комплексное решение без этой надстройки нецелесообразно.

Вывод

ERP система выступает основой для компаний, которые стремятся разумно использовать свои ресурсы. Цифровизация бизнеса помогает перераспределить человеческий и финансовый капитал или эффективнее выстроить внутренние процессы. Итогом внедрения Enterprise Resource Planning системы должна стать экономия средств без ущерба для качества или производительности, повышение горизонта и эффективности вашего планирования.